Termos de Responsabilidade e Política de Privacidade

O Vision Manager é uma plataforma desenvolvida para auxiliar óticas na organização de clientes, ordens de serviço, envelopes digitais, receitas, documentos, vendedores, atendimentos, relatórios e demais rotinas administrativas.

Este documento reúne os Termos de Responsabilidade e a Política de Privacidade da plataforma, explicando de forma clara como o sistema deve ser utilizado, quais são as responsabilidades dos usuários e como os dados pessoais podem ser tratados no ambiente digital.

A plataforma foi desenvolvida por BitBloom AI, podendo ser licenciada, personalizada ou disponibilizada para uso por óticas, empresas, administradores, funcionários e demais usuários autorizados.

O uso do Vision Manager implica a leitura, compreensão e aceitação integral destes termos. O aceite pode ocorrer por meio do acesso à plataforma, criação de conta, login, utilização de módulos, cadastro de informações ou qualquer interação com o sistema.

O usuário declara que as informações fornecidas são verdadeiras, completas e atualizadas, responsabilizando-se por dados incorretos, incompletos, desatualizados ou inseridos sem a devida autorização.

A empresa contratante ou responsável pela ótica deverá garantir que seus colaboradores, operadores e administradores conheçam as regras de uso da plataforma e utilizem o sistema de acordo com a legislação aplicável.

O Vision Manager tem como objetivo centralizar e organizar informações operacionais da ótica, reduzindo a dependência de papéis, envelopes físicos, controles manuais e registros espalhados em diferentes canais.

Entre as funcionalidades que podem estar disponíveis na plataforma estão:

• cadastro e gerenciamento de clientes;
• registro de ordens de serviço;
• controle de status de pedidos;
• armazenamento de receitas, anexos e documentos;
• gestão de vendedores e funcionários;
• relatórios administrativos e indicadores de desempenho;
• controle de acesso por perfil de usuário;
• consulta de histórico de atendimento e compras;
• organização de informações relacionadas ao balcão e à gestão.

As funcionalidades podem variar conforme o plano contratado, a personalização realizada, a fase de implantação ou as permissões concedidas a cada usuário.

O usuário é responsável por utilizar a plataforma de forma ética, segura, profissional e compatível com a finalidade do sistema.

São responsabilidades do usuário:

• manter sigilo sobre seu login, senha e credenciais de acesso;
• não compartilhar sua conta com terceiros;
• inserir apenas informações verdadeiras e necessárias;
• respeitar a privacidade dos clientes cadastrados;
• utilizar os dados apenas para finalidades legítimas da ótica;
• não acessar informações sem autorização;
• não copiar, exportar ou compartilhar dados indevidamente;
• não tentar burlar permissões, bloqueios ou camadas de segurança;
• comunicar imediatamente qualquer suspeita de acesso indevido;
• cumprir as orientações internas da empresa contratante.

O uso indevido da plataforma poderá resultar em suspensão de acesso, bloqueio de conta, exclusão de permissões e adoção das medidas administrativas, contratuais ou legais cabíveis.

A empresa contratante, ótica ou responsável pelo uso da plataforma é responsável pela gestão interna dos usuários, concessão de permissões, definição dos dados cadastrados e orientação dos colaboradores.

Cabe à empresa contratante:

• definir quem poderá acessar a plataforma;
• conceder permissões compatíveis com a função de cada usuário;
• revogar acessos de colaboradores desligados ou sem autorização;
• orientar sua equipe sobre privacidade e confidencialidade;
• obter autorizações necessárias para tratamento de dados de clientes;
• garantir que os dados cadastrados tenham finalidade legítima;
• responder por informações inseridas por seus usuários autorizados;
• solicitar suporte em caso de inconsistências ou incidentes.

A plataforma é uma ferramenta de organização e gestão. As decisões comerciais, administrativas, financeiras, operacionais e de atendimento continuam sendo de responsabilidade da empresa contratante.

O Vision Manager não substitui a análise humana, a conferência profissional, a responsabilidade administrativa da ótica ou a validação dos dados inseridos pelos usuários.

A plataforma poderá apresentar interrupções temporárias em razão de manutenção, atualizações, falhas de conexão, indisponibilidade de provedores externos, incidentes técnicos ou situações fora do controle razoável da empresa desenvolvedora.

A empresa desenvolvedora não se responsabiliza por:

• dados inseridos incorretamente pelos usuários;
• uso indevido das informações cadastradas;
• compartilhamento não autorizado de senhas;
• falhas causadas por conexão de internet do usuário;
• decisões comerciais tomadas com base em dados não conferidos;
• perdas decorrentes de má utilização da plataforma;
• uso do sistema em desacordo com estes termos;
• descumprimento de normas internas da empresa contratante.

Para funcionamento da plataforma, poderão ser cadastrados e tratados dados pessoais relacionados a clientes, funcionários, administradores e usuários autorizados.

Os dados tratados podem incluir, conforme o uso realizado pela ótica:

• nome completo;
• telefone;
• e-mail;
• CPF ou documento de identificação, quando aplicável;
• endereço;
• histórico de compras e atendimentos;
• informações de ordens de serviço;
• dados de receitas ópticas cadastradas;
• anexos e documentos enviados à plataforma;
• informações de vendedores ou responsáveis pelo atendimento;
• registros de acesso e ações realizadas no sistema.

A plataforma deve ser utilizada apenas para dados necessários à finalidade de gestão da ótica. Informações excessivas, desnecessárias ou sem relação com a operação não devem ser cadastradas.

Os dados cadastrados no Vision Manager podem ser utilizados para:

• identificar clientes e usuários;
• organizar atendimentos e ordens de serviço;
• registrar histórico de compras e solicitações;
• facilitar a localização de documentos e receitas;
• melhorar o atendimento no balcão;
• acompanhar prazos, entregas e status de pedidos;
• gerar relatórios gerenciais;
• controlar acessos e permissões;
• garantir segurança e rastreabilidade das operações;
• cumprir obrigações legais, contratuais ou regulatórias.

O tratamento de dados deverá observar a finalidade legítima, necessidade, transparência, segurança e demais princípios previstos na legislação aplicável.

A privacidade dos usuários e clientes cadastrados é tratada como parte essencial do funcionamento da plataforma. O Vision Manageradota medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados contra acessos não autorizados, perda, alteração, divulgação indevida ou uso incompatível com a finalidade do sistema.

O acesso às informações poderá ser limitado de acordo com o perfil do usuário, separando permissões administrativas, operacionais e de balcão. Essa separação busca reduzir exposição desnecessária de dados e manter cada usuário dentro do escopo de sua função.

A empresa contratante deverá orientar seus colaboradores sobre o uso correto das informações, pois a segurança da plataforma também depende da conduta dos usuários autorizados.

Os dados cadastrados na plataforma não devem ser vendidos, alugados ou compartilhados para finalidades incompatíveis com a operação da ótica.

O compartilhamento poderá ocorrer quando necessário para:

• prestação de suporte técnico;
• armazenamento seguro em infraestrutura tecnológica;
• cumprimento de obrigação legal ou ordem de autoridade competente;
• execução de contrato entre a empresa contratante e a desenvolvedora;
• proteção dos direitos da empresa, usuários ou terceiros;
• investigação de uso indevido, fraude ou incidente de segurança.

Quando houver fornecedores ou serviços terceiros envolvidos, deverão ser adotadas medidas razoáveis para que esses parceiros tratem os dados de forma segura e compatível com a legislação.

O Vision Manager poderá utilizar mecanismos de segurança como autenticação, controle de sessão, permissões por perfil, registros de acesso, criptografia em trânsito, camadas de proteção no banco de dados e boas práticas de desenvolvimento.

Apesar das medidas adotadas, nenhum sistema digital é absolutamente imune a riscos. Por isso, a segurança depende também de boas práticas dos usuários, como uso de senhas fortes, não compartilhamento de acessos e encerramento de sessões em computadores compartilhados.

Em caso de suspeita de incidente de segurança, acesso indevido ou vazamento de informações, o usuário deverá comunicar imediatamente a empresa responsável pela plataforma ou o canal de suporte indicado neste documento.

Nos termos da legislação aplicável, os titulares de dados pessoais podem solicitar informações sobre o tratamento de seus dados, incluindo confirmação de tratamento, acesso, correção, atualização, anonimização, bloqueio, eliminação ou demais direitos previstos em lei.

As solicitações devem ser encaminhadas ao responsável pela ótica ou empresa contratante, que avaliará o pedido conforme sua responsabilidade como controladora dos dados, quando aplicável.

Quando a empresa desenvolvedora atuar apenas como prestadora de tecnologia ou operadora de dados, poderá encaminhar solicitações ao controlador responsável ou auxiliá-lo tecnicamente, conforme o contrato firmado entre as partes.

Os dados poderão ser mantidos enquanto forem necessários para a execução da finalidade para a qual foram coletados, para o cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, para exercício regular de direitos ou conforme necessidade operacional da ótica.

A exclusão de dados poderá ser solicitada pela empresa contratante, respeitados os limites técnicos, legais, contratuais e de segurança aplicáveis.

Determinadas informações poderão permanecer armazenadas por prazo adicional quando necessárias para auditoria, prevenção de fraudes, cumprimento de obrigações legais ou proteção de direitos.

A plataforma poderá utilizar cookies, armazenamento local ou tecnologias similares para manter a sessão do usuário, melhorar a experiência de navegação, lembrar preferências, reforçar a segurança e compreender o funcionamento técnico do sistema.

O usuário pode configurar seu navegador para bloquear cookies, mas isso poderá afetar o funcionamento de recursos essenciais, como login, autenticação e permanência da sessão.

Cada usuário deverá acessar a plataforma com credenciais próprias. O compartilhamento de login e senha é proibido, pois compromete a rastreabilidade das ações realizadas no sistema.

A empresa contratante deverá revisar periodicamente os acessos ativos, removendo usuários que não façam mais parte da equipe ou que não necessitem mais acessar a plataforma.

A plataforma poderá registrar informações relacionadas a login, data, horário, ações realizadas e outros elementos necessários para segurança e auditoria.

O layout, código, estrutura, marca, textos, identidade visual, funcionalidades, fluxos, componentes, telas e demais elementos da plataforma pertencem à empresa desenvolvedora ou aos respectivos titulares de direitos.

É proibido copiar, vender, sublicenciar, reproduzir, distribuir, modificar ou explorar comercialmente qualquer parte da plataforma sem autorização expressa.

O uso da plataforma não transfere ao usuário ou à empresa contratante qualquer direito de propriedade intelectual, exceto o direito limitado de uso conforme contrato, licença ou autorização aplicável.

Estes Termos de Responsabilidade e Política de Privacidade podem ser atualizados periodicamente para refletir mudanças legais, técnicas, operacionais ou comerciais.

Quando houver alterações relevantes, a empresa poderá comunicar os usuários por meio da própria plataforma, e-mail, aviso interno ou outro canal adequado.

A continuidade do uso da plataforma após a publicação de alterações será considerada como ciência e concordância com a versão atualizada do documento.

Este documento será interpretado de acordo com a legislação brasileira, especialmente as normas relacionadas à proteção de dados pessoais, relações contratuais, responsabilidade civil, segurança da informação e demais regras aplicáveis ao uso de plataformas digitais.

Eventuais controvérsias deverão ser solucionadas preferencialmente de forma amigável. Não sendo possível, poderão ser adotados os meios legais cabíveis, conforme contrato firmado entre as partes ou legislação aplicável.

Para dúvidas, solicitações, comunicações sobre privacidade, pedidos relacionados a dados pessoais ou relatos de incidentes, entre em contato pelo canal abaixo:

Caso exista um encarregado de dados indicado pela empresa contratante, as solicitações relacionadas à privacidade também poderão ser direcionadas a esse responsável.